Biasanya, bisnis start-up hingga bisnis menengah yang relatif tidak kompleks dan memiliki tingkat kontrol mutu yang baik dapat menyelesaikan proses sertifikasi ISO 9001 dalam waktu 3-4 bulan. Sedangkan perusahaan skala besar yang lebih kompleks mungkin memakan waktu lebih lama.

Tulisan ini memberikan wawasan tentang elemen kunci dari proses sertifikasi ISO 9001. Manajer perlu melihat proses sertifikasi ISO 9001 melalui kacamata perusahaan itu sendiri untuk mendapatkan manfaat yang maksimal.

1. Memahami ISO 9001

Elemen pertama dan paling penting dari siklus sertifikasi ISO 9001 adalah untuk mendapatkan pemahaman yang mendalam tentang apa arti standar dan tujuan yang dilayani dalam suatu perusahaan. Pemahaman terhadap standar ISO 9001 akan membantu membuat proses sertifikasi menjadi lebih mudah.

2. Melakukan Gap Analysis ISO 9001

Mengidentifikasi sistem yang sedang berjalan pada perusahaan juga merupakan elemen penting dari siklus sertifikasi ISO 9001. Melakukan gap analysis yang menyeluruh akan memungkinkan untuk melihat tolok ukur mutu saat ini dan menjadi lebih jelas apa yang diperlukan untuk mencapai dan mempertahankan sertifikasi ISO 9001.
 

3. Menyiapkan Dokumentasi ISO 9001

Dokumentasi adalah bagian dari proses sertifikasi ISO 9001. Dokumentasi menyediakan seluruh prosedur untuk diikuti dalam mencapai tujuan serta untuk mematuhi kebijakan perusahaan. Standar ISO 9001 dirancang untuk menyediakan sistem manajemen mutu berkelanjutan untuk perusahaan. Tanpa dokumentasi yang sesuai sistem tidak akan berhasil.

4. Mengimplementasikan ISO 9001

Dalam fase siklus sertifikasi ISO 9001, elemen dan persyaratan ISO 9001 menjadi bagian dari perusahaan itu sendiri. Tahap ini adalah tahap transisi bagi perusahaan dan seringkali memakan banyak waktu. Implementasi ISO 9001 membutuhkan pelatihan yang komprehensif dengan karyawan, karyawan adalah orang-orang di garis depan sistem manajemen dan manajer harus memastikan bahwa mereka memiliki pengetahuan yang diperlukan agar proses sertifikasi ISO 9001 berjalan dengan lancar.

5. Audit ISO 9001

Audit adalah elemen lanjutan dari siklus sertifikasi ISO 9001 baik secara internal maupun eksternal. Perusahaan perlu menyiapkan pelatihan internal audit, sehingga stakeholder mampu melakukan penilaian objektif terhadap persyaratan ISO 9001 yang semula direncanakan dan didokumentasikan pada tahap awal.

Audit eksternal ISO 9001 dilakukan oleh lembaga sertifikasi ISO yang diakui internasional. Audit eskternal berlangsung selama 2 sd 3 hari atau lebih bergantung pada besaran perusahaan.

6. Sertifikasi ISO 9001

Perusahaan perusahaan yang sudah memenuhi kriteria ISO 9001 dan sudah dilakukan audit oleh lembaga sertifikasi ISO berhak mendapatkan sertifikas ISO 9001. Sertifikat ISO 9001 ini berlaku 3 tahun,  kemudian setelah 3 tahun akan dilakukan sertifikasi ulang.